L’arxiu de la documentació és una tasca més de la gestió administrativa del centre i del servei educatiu. Tots dos formen part de l’administració pública de Catalunya i com a tal, la documentació generada s’ha de tractar d’acord amb la normativa que regula l’arxiu, la transferència, l’accés i l’avaluació i tria dels documents.
Manual d’arxiu del centre educatiu
Com classificar la documentació
Qualsevol document o expedient que té el centre o el servei educatiu ha d’estar identificat amb:
- un únic codi de classificació determinat pels Quadres de classificació dels documents de gestió (G) o d’explotació (Y) per a la documentació en paper. La documentació electrònica s’arxiva amb els nous codis per àmbits que hi ha al Pla de l’arxiu del centre o del servei educatiu i seguint les normes que hi ha a la intranet sobre Gestió dels documents electrònics;
- el codi de procedència de la unitat. Aquest codi és el mateix que identifica el centre o servei educatiu i que atorga la direcció general que hi té atribuïdes les funcions. Aquest codi s’associa, al centre o servei educatiu, des que es crea o s’autoritza i fins que és baixa definitiva.
El Pla d’arxiu és el resum de totes les sèries documentals que el centre o el servei educatiu poden fer servir per classificar la documentació que genera o rep, tant en paper com en format electrònic.
Pla d’arxiu del centre educatiu
Gestió de la correspondència i gestió dels expedients
- Gestió de la correspondència
Quan es rep o s’envia un document es classifica d’acord amb el codi del quadre de classificació que queda resumit en el Pla d’arxiu del centre o del servei educatiu.
La documentació d’entrada i sortida s’ha de guardar de forma conjunta. La documentació s’ha de classificar per ordre cronològic, posant la carta o ofici més recent com a primer document.
- Gestió dels expedients
Els expedients estan formats per diversos documents (cartes, oficis, memòries, informes, etc.) que reflecteixen les diferents fases de la seva tramitació, i que formen cadascun una unitat.
Els expedients s’arxiven en carpetes, on cal descriure de forma clara el contingut. En funció del volum d’expedients, és important que hagi un suport informàtic o base de dades per gestionar-los i així poder-los localitzar més fàcilment.
