Arxiu digital (actualització febrer2024)

admin20/02/24  

​​​​​​​​​​​​L’arxiu de la documentació és una tasca més de la gestió administrativa del centre i del servei educatiu. Tots dos formen part de l’administració pública de Catalunya i com a tal, la documentació generada s’ha de tractar d’acord amb la normativa que regula l’arxiu, la transferència, l’accés i l’avaluació i tria dels documents.

Manual d’arxiu del centre educatiu

Com classificar la documentació

Qualsevol document o expedient que té el centre o el servei educatiu ha d’estar identificat amb:

  • un únic codi de classificació determinat pels Quadres de classificació dels documents de gestió (G) o d’explotació (Y) per a la documentació en paper. La documentació electrònica s’arxiva amb els nous codis per àmbits que hi ha al Pla de l’arxiu del centre o del servei educatiu i seguint les normes que hi ha a la intranet sobre Gestió dels documents electrònics;​
  • el codi de procedència de la unitat. Aquest codi és el mateix que identifica el centre o servei educatiu i que atorga la direcció general que hi té atribuïdes les funcions. Aquest codi s’associa, al centre o servei educatiu, des que es crea o s’autoritza i fins que és baixa definitiva.

El Pla d’arxiu és el resum de totes les sèries documentals que el centre o el servei educatiu poden fer servir per classificar la documentació que genera o rep, tant en paper com en format electrònic.

Pla d’arxiu del centre educatiu

Gestió de la correspondència i gestió dels expedients

  • Gestió de la correspondència
    Quan es rep o s’envia un document es classifica d’acord amb el codi del quadre de classificació que queda resumit en el Pla d’arxiu del centre o del servei educatiu.
    La documentació d’entrada i sortida s’ha de guardar de forma conjunta. La documentació s’ha de classificar per ordre cronològic, posant la carta o ofici més recent com a primer document.
  • Gestió dels expedients
    Els expedients estan formats per diversos documents (cartes, oficis, memòries, informes, etc.) que reflecteixen les diferents fases de la seva tramitació, i que formen cadascun una unitat.
    Els expedients s’arxiven en carpetes, on cal descriure de forma clara el contingut. En funció del volum d’expedients, és important que hagi un suport informàtic o base de dades per gestionar-los i així poder-los localitzar més fàcilment.

Com organitzar i arxivar documents electrònics?

admin15/04/21  


Presentació: SE VOC I

Infografia

Com arxivem electrònicament la documentació de les preinscripcions? (propostes)

admin09/03/21  

Gestió d’arxius
[Extret de la formació sobre administració electrònica (gener 2018)]

Finalitat de l’arxiu
– Que qualsevol persona que en conegui el funcionament sigui capaç de trobar, de forma ràpida i eficaç, qualsevol expedient.
Què arxivar
– El conjunt de documents que permetin la reconstrucció d’un procediment després de molt temps i fins i tot sense comptar amb la/les persona/es que el van dur a terme i en van fer el seguiment.
Codis d’arxiu de l’administració
– Som administració i per tant caldria utilitzar la mateixa codificació.
– Codificacions de les carpetes d’arxiu.

Noms i ordenació dels arxius
– En forma d’arbre de carpetes (temes i cursos).
– Nom identificatiu del contingut de l’arxiu (p.e. els noms de la graella de l’eValisa).
– Pensar abans de posar nom a l’arxiu per abastar tota la casuística possible.
– Mantenir el tipus de nom en tots els arxius que s’hagin d’arxivar.
– Desar a la carpeta tots els arxius que facin referència a un mateix procediment

Ubicació
– Unitat G (accés administratiu).
– Copiar a una carpeta comprimida i desar-la en lloc segur.