Espai vinculat al Seminari de coordinació de secretaria que té com a objectiu facilitar la tasca de les persones que exerceixen aquest càrrec als centres , oferir recursos i accés a documentació per resoldre possibles dubtes i compartir coneixements.

Fitxa de centre (informació actualitzada al Portal de centres el 15/03/2021)

Què és la Fitxa de centre?

Un sistema de relació entre el Departament d’Educació i els centres docents. En aquest sistema el Departament posa a disposició dels centres dades dels seus sistemes de gestió i els centres posen a l’abast de l’Administració dades de context i resultats de la mateixa gestió.

Serveix per donar a conèixer a la ciutadania les dades identificatives dels centres, la seva localització, documents com el projecte educatiu o la carta de compromís educatiu i, si s’han incorporat, imatges de l’edifici del centre. Concretament, la informació que es pot consultar del centre és: dades globals, associacions, referents (director/a, inspector/a, president/a de les AMPA) i oferta del curs actual.… Llegeix més»

Com organitzar i arxivar documents electrònics?


Presentació: SE VOC I

Infografia

Com arxivem electrònicament la documentació de les preinscripcions? (propostes)

Gestió d’arxius
[Extret de la formació sobre administració electrònica (gener 2018)]

Finalitat de l’arxiu
– Que qualsevol persona que en conegui el funcionament sigui capaç de trobar, de forma ràpida i eficaç, qualsevol expedient.
Què arxivar
– El conjunt de documents que permetin la reconstrucció d’un procediment després de molt temps i fins i tot sense comptar amb la/les persona/es que el van dur a terme i en van fer el seguiment.
Codis d’arxiu de l’administració
– Som administració i per tant caldria utilitzar la mateixa codificació.
– Codificacions de les carpetes d’arxiu.

Noms i ordenació dels arxius
– En forma d’arbre de carpetes (temes i cursos).
– Nom identificatiu del contingut de l’arxiu (p.e. els noms de la graella de l’eValisa).
– Pensar abans de posar nom a l’arxiu per abastar tota la casuística possible.
– Mantenir el tipus de nom en tots els arxius que s’hagin d’arxivar.
– Desar a la carpeta
tots els arxius que facin referència a un mateix procediment

Ubicació
– Unitat G (accés administratiu).
– Copiar a una carpeta comprimida i desar-la en lloc segur.

Recomanacions per a la publicació d’imatges i altres dades dels alumnes a internet (I)

Presentació

  • Abans de publicar les dades dels alumnes, analitzar els riscos de difondre-les per poder implantar mesures per protegir-les.
  • Per publicar dades personals, cal tenir una base jurídica (art. 6.1 RGPD).
  • Abans de publicar les dades cal informar els pares, tutors o els mateixos alumnes (+14 anys) sobre tots els punts de l’art. 13 RGPD.
  • Publicar només dades necessàries i idònies per a la finalitat perseguida i en el mitjà adequat.
  • Limitar el temps de publicació en funció de la finalitat (dades actualitzades).
  • Garantir la integritat i la confidencialitat de la informació publicada (evitar accessos indeguts i manipulacions).
  • Recomanacions per sol·licitar consentiment:
    • Ha de ser desglossat (permetre consentir separadament cada tipus de tractament)
    • Demanar-lo amb una declaració escrita, i conservar-la. Si hi ha canvis substancials, recollir-lo novament
    • El llenguatge ha de ser concís i fàcil d’entendre, especialment si s’adreça als menors
    • S’ha d’especificar la finalitat de la publicació de les dades a internet
    • Ha d’incloure tota la informació prevista a l’art. 13 RGPD. Es pot oferir per capes
    • No ha de condicionar la realització de cap activitat ni la prestació de cap servei
    • Informar del període de validesa del consentiment i de la possibilitat de revocar-lo

Quan cal fer contracte?

Cal regularitzar amb algun tipus de contracte les despeses superiors a 2000€ anuals (iva exclòs).

Si signem un contracte privat de serveis ja ens serveix, com fem per exemple amb les empreses d’autocars, cases de colònies… En aquests casos, cal vigilar si hi ha una clàusula de renovació anual; si és el cas, cal que s’especifiqui que aquest contracte es pugui trencar en qualsevol moment. 

Si no tenim contracte privat, cal fer un contracte menor, millor per any natural, sobretot amb aquells proveïdors amb els quals fem una despesa recurrent. Cal renovar-lo anualment.

Hi ha un document model de contracte menor i una carta de comunicació per a l’empresa (font: Portal de centres).

Resum