Gestió d’arxius
[Extret de la formació sobre administració electrònica (gener 2018)]
Finalitat de l’arxiu
– Que qualsevol persona que en conegui el funcionament sigui capaç de trobar, de forma ràpida i eficaç, qualsevol expedient.
Què arxivar
– El conjunt de documents que permetin la reconstrucció d’un procediment després de molt temps i fins i tot sense comptar amb la/les persona/es que el van dur a terme i en van fer el seguiment.
Codis d’arxiu de l’administració
– Som administració i per tant caldria utilitzar la mateixa codificació.
– Codificacions de les carpetes d’arxiu.
Noms i ordenació dels arxius
– En forma d’arbre de carpetes (temes i cursos).
– Nom identificatiu del contingut de l’arxiu (p.e. els noms de la graella de l’eValisa).
– Pensar abans de posar nom a l’arxiu per abastar tota la casuística possible.
– Mantenir el tipus de nom en tots els arxius que s’hagin d’arxivar.
– Desar a la carpeta tots els arxius que facin referència a un mateix procediment
Ubicació
– Unitat G (accés administratiu).
– Copiar a una carpeta comprimida i desar-la en lloc segur.
