Pas a pas del Tancament de l’exercici 2019 (veure la presentació amb captures de pantalla d’Esfer@)
Pas 1. Aportacions del Departament d’Educació
Gestió econòmica >Pressupost > Ingressos
Comprovar l’import executat de les diferents aportacions del Departament d’Educació.
Es pot utilitzar el portal de l’Oficina Virtual de Tràmits per veure els diferents pagaments. Fent la consulta es mostren els pagaments del darrer any.
Cal comprovar que s’han utilitzat els codis finalistes a les partides d’ingressos i de despeses en les dotacions específiques, com per exemple, en l’assignació de llibres (ASSIGLLIBRESTEXT2019) o ajuts del Ministeri (POEFE1920_TSRE). El codi finalista POEFE1920_TSRE cal utilitzar-lo també en l’exercici 2020. La no utilització d’aquests codis implicarà haver d’esborrar els registres corresponents i introduir-los de nou amb el codi finalista. Els centres que han rebut alguna d’aquestes dotacions també han rebut les instruccions que obliguen a utilitzar els codis.
Pas 2. Comptes extrapressupostaris negatius
Gestió econòmica > Informes i extraccions > Informes > Compte general d’operacions extrapressupostàries
Comprovar els comptes extrapressupostaris negatius.
Pot ser negatiu el compte de beques (per exemple, si s’avancen diners a l’empresa del menjador i encara no s’ha ingressat l’import de les beques) però, no pot ser negatiu el compte de l’assegurança escolar obligatòria. Aquest compte ha de tenir saldo positiu (el petit abonament per haver pagat dins del termini) o zero. No pot tenir saldo negatiu perquè són uns diners que es cobren a les famílies i després es paga l’assegurança escolar.
Si el saldo és negatiu és perquè s’ha fet una gestió incorrecta de l’AEO, cas en què caldrà fer les operacions següents:
- Si el saldo inicial és negatiu (vol dir que s’ha fet també erròniament en l’exercici anterior):
a. Fer una aportació de famílies per material pel mateix import que el saldo final al compte extrapressupostari E.AEO.
b. Fer una devolució en un ingrés d’aportació de famílies per material pel mateix import. Es paga per la caixa en efectiu. - Si el saldo inicial és 0, l’aportació i la devolució es fan pel mateix import que el pagament que s’ha fet de l’AEO.
El petit saldo positiu que es pot tenir al compte “Assegurança escolar obligatòria” es pot traspassar (en el moment de passar el pressupost a “Liquidat pendent”) a romanent del centre. Per evitar que això torni a succeir al pressupost del 2020, cal fer una aportació de les famílies directament contra el compte AEO per l’import corresponent.
Important:
- Les sortides són pressupostàries, no es poden tenir comptes extrapressupostaris per gestionar-les i s’han de justificar.
- Els comptes extrapressupostaris negatius s’han de justificar en la declaració responsable del Director/a.
- Abans del tancament de l’exercici, si s’escau, cal haver fet les liquidacions tributàries a Esfer@ fins al quart trimestre.
Els centres que fan liquidació d’IRPF veuran a l’informe “Comptes extrapressupostaris genèrics”, a la fila E.IRPF, el saldo del quart trimestre del 2018 com a saldo inicial i el saldo del quart trimestre de 2019 com a saldo final. Degut a que el pagament del quart trimestre de l’exercici s’efectua del dia 1 al 20 de gener del 2020 (en el cas que s’hagi de fer aquesta liquidació), sempre quedarà saldo a aquest compte a 31 de desembre del 2019.
Cal fer especial atenció en aquest punt ja que Esfer@ permet passar el pressupost a “Liquidat pendent” tot i que hi hagi saldo pendent de liquidar d’IRPF. En el cas de tancar l’exercici 2019 sense haver fet les liquidacions d’IRPF, el centre haurà d’obrir una incidència al SAU. Òbviament, si el centre no té cap saldo final d’IRPF no haurà de fer cap liquidació.
Pas 3. Ingressos i despeses pendents
Gestió econòmica > Informes i extraccions >Extraccions i consultes generals > Consulta les despeses i ingressos pendents
Comprovar que els ingressos i les despeses pendents (en data de 31 de desembre) són correctes.
Aquest informe es pot veure per pantalla i també es pot exportar a format Excel.
Es poden presentar dues situacions:
- Es detecta alguna despesa (o algun ingrés) registrada i/o liquidada dues vegades per errada. Aleshores, cal anul·lar la duplicada i liquidar la que estava pendent.
- Es comprova que hi ha alguna despesa (o algun ingrés) que no es pagarà. Aleshores, cal fer els passos següents:a. Dotar la partida I/399000901 Altres ingressos diversos (regularització de venciments) amb l’import de la factura. En el cas d’un ingrés, és la partida D/2260089001/4210 Altres despeses diverses (regularització de venciments).
b. Pagar la factura, triant com a tipus de pagament “No pagable” i com a Banc/Caixa l’opció “Altres ingressos diversos (regularització de venciments)”.
c. En el cas de tractar-se d’un ingrés no pagable, es cobra amb “Altres despeses diverses (regularització de venciment)” .
Pas 4. Factures electròniques
Gestió econòmica > Factura electrònica
Factures electròniques (verificació que no queda cap per registrar amb data del 2019).
Cal registrar totes les factures electròniques (en cas contrari, no es pot passar el pressupost a “Liquidat pendent”).
Des de l’1 de juliol ha canviat el format de les factures electròniques i han desaparegut els annexos. Per visualitzar la factura cal clicar a “Imprimeix” i es mostrarà en format html.
A finals d’octubre es va normalitzar el funcionament de traspàs de les factures electròniques de GEFACT a Esfer@. Per tant el centre hauria de trobar a la pestanya corresponent totes les factures electròniques que no s’havien carregat amb data posterior al 30 de juny del 2019. Si no arribés alguna factura electrònica abans del tancament, aleshores excepcionalment, caldria registrar-la de manera manual.
.
Més informació: Comptabilitzar una factura electrònica a Esfer@
Pas 5. Bestretes
Gestió econòmica > Proveïdors i despeses > Factures
Revisar si les bestretes corresponents factures de l’any 2020 s’han abonat al compte compensatori.
La factura, amb tota probabilitat, arribarà una vegada estigui tancat el 2019, i aleshores ja no es podrà fer aquest moviment.
Exemple: El centre rep un document corresponent a una bestreta d’un viatge previst al 2020. Es registra, es paga la factura i es fa la devolució contra el compte compensatori.
Per defecte, el venciment queda automàticament “Liquidat”. A més, Esfer@ avisa que hi ha un saldo amb el proveïdor: es desa i es pot veure la devolució associada a la factura. Quan arribi la factura, una part (la bestreta) es pagarà amb el compte compensatori i l’altra (el que restava per pagar) pel compte bancari (caldrà fer dos venciments).
Pas 6. Obligacions tributàries
Gestió econòmica > Obligacions tributàries
Cal haver registrat a Esfer@ totes les obligacions tributàries trimestrals de l’IRPF (M.111-M.210) i IVA (M.303).
Els centres declaren l’IRPF a l’Agència Tributària només en aquells trimestres que tenen operacions (és a dir, han pagat factures amb IRPF) però a Esfer@ cal informar de tots els trimestres encara que el resultat del trimestre sigui 0 (sempre que s’hagi fet alguna retenció en algun trimestre). A Esfer@, per poder fer la liquidació d’un trimestre, cal haver liquidat el trimestre anterior encara que no s’hagi pagat cap factura amb IRPF.
El programa avisa que no hi ha moviments. Cal emplenar els camps Descripció, Data de pagament i Compte bancari.
Més informació: Liquidació de l’IRPF i de l’IVA
Pas 7. Acta d’arqueig
Gestió econòmica > Tresoreria > Actes d’arqueig > Afegeix
Fer l’acta d’arqueig amb data de 31/12/2019.
Cal fer-la amb data 31/12/2019 i informar dels saldos bancaris i dels diners en efectiu en aquesta data. El resultat ha de ser zero en tots els camps; no pot quedar cap camp amb un resultat diferent de zero, encara que el total sigui zero.
Es pot fer la data d’arqueig tantes vegades com sigui necessari. Si ja existeix una per a la mateixa data, el programa avisa si es vol sobreescriure.
Important: L’acta d’arqueig no s’actualitza automàticament, ni mostra el dia què s’ha fet. Per tant, cal tornar-la a treure, amb data 31/12/2019, si s’han fet moviments comptables “a posteriori” per tal d’assegurar que no s’han desquadrat els bancs i les caixetes en metàl·lic. Aquest punt és molt important perquè pot provocar un tancament erroni del pressupost.
Pas 8. Conciliacions
Gestió econòmica > Tresoreria > Comptes bancaris
Cal revisar si els comptes bancaris estan pendents de conciliar.
Clicar a Accions > Concilia.
- Informar de les dates en què es vol conciliar.
- Informar del saldo real que consta a l’extracte bancari i si coincideix amb el “saldo provisional” es podrà desar i el compte ja no quedarà pendent de conciliar.
Es poden baixar, en format pdf, els moviments conciliats
Important: Si es tenen moviments bancaris en el 2020, el programa continua informant que falta conciliar, perquè es refereix a les operacions del 2020 i, per tant, és normal.
Pas 9. Balanç de situació
Gestió econòmica > Informes i extraccions > Informes > Balanç de situació
Cal escriure la data de la consulta: 31/12/2019 i cal comprovar que el resultat és zero.
Important: Si el balanç de situació no té resultat zero cal posar-se en contacte amb els serveis territorials o el Consorci d’Educació de Barcelona per solucionar l’errada en el balanç del 2019.
Les úniques quantitats negatives que han d’aparèixer són les corresponents a les despeses, els comptes compensatoris amb saldo i el total dels comptes extrapressupostaris (en cas que els saldos negatius d’aquests comptes siguin superiors als saldos positius). En cas que apareguin altres quantitats negatives cal posar-se en contacte amb els serveis territorials o el Consorci.
En el cas dels centres que han començat a treballar amb Esfer@ l’any 2019 i el balanç no dona zero els centres el poden equilibar directament.
Per a més informació FAQS de Gestió econòmica (Què cal fer si l’equilibri del balanç no és zero).
Fins que l’exercici 2019 no estigui validat i tancat, el balanç de situació de l’any 2020 no estarà equilibrat.
Pas 10. Romanent de l’exercici
Gestió econòmica > Informes i extraccions > Informes > Liquidació del pressupost o Balanç de situació
Si el romanent és negatiu cal posar-se en contacte amb els serveis territorials o el Consorci d’Educació de Barcelona.
Exemple del càlcul del romanent afectat i romanent disponible.
Pas 11. Crear l’exercici 2020
Pas 12. Liquidat pendent
Gestió econòmica > Pressupost
Passar el pressupost a l’estat Liquidat pendent.
Se selecciona a Estat l’opció Liquidat pendent i es clica a Desa.
- Per defecte posa la data en què es va passar a Esfer@ el pressupost a “Aprovat”. Cal canviar-la si la data del CE d’aprovació del pressupost és una altra. Data obligatòria per passar a “Liquidat pendent”.
- Cal posar la data en què es va aprovar en consell escolar la liquidació de l’exercici anterior (en aquest cas, 2018). Per defecte, es mostra en blanc.
El programa avisa que cal fer dos passos:
- El primer pas és el traspàs de fons de l’estructura extrapressupostària. Cal decidir si una part del saldo d’un compte extrapressupostari es passa a romanent (fem notar que aquest és l’únic moment en què el centre pot fer-ho). Aquesta quantitat cal indicar-la a la columna “Import a traspassar”. Si no s’indica cap quantitat en aquesta columna, el saldo del compte extrapressupostari no es veurà afectat i, per tant, és el saldo que apareixerà com a saldo inicial al pressupost del 2020. Les quantitats que hi ha al compte extrapressupostari beques com a saldo actual, es poden passar a romanent quan el centre està segur que ja no les utilitzarà ni les tornarà (per exemple, un alumne que ja no és del centre i encara té una part de beca que ningú reclama) però, per defecte, el saldo de beques no es traspassa (cal anar amb molt de compte perquè si per error es fa el traspàs ja no es disposarà de saldo per l’exercici següent i caldrà demanar una regularització del compte extrapressupostari). Si en un compte extrapressupostari, com les taquilles, s’ha tingut un superàvit es pot passar el saldo a romanent del centre.Una vegada s’ha informat quins imports passen a romanent i quins es mantenen com a saldo del compte extrapressupostari cal clicar a “Pas següent”. L’import dels saldos dels comptes extrapressupostaris traspassat a romanent apareixerà al balanç, al compte E.ROM. Quan els ST/Consorci validin i tanquin l’exercici, el compte E.ROM passarà a romanent de l’exercici i farà modificar l’import que apareix en el balanç de situació.
- A continuació cal tancar les reserves. Aquest procés es fa automàticament quan es clica el botó “Pressupost a liquidat pendent”. El centre que encara té saldo a les reserves, en el moment de fer el seu tancament, veurà augmentat el seu romanent per aquest import.
El programa notifica que s’ha efectuat el canvi, i avisa si no s’ha fet l’acta d’arqueig amb data de 31 de desembre de 2019 i també informa que el pressupost està en l’estat “Liquidat pendent” i la data de modificació.
L’estat “Liquidat pendent” és reversible. El centre el pot tornar a “Aprovat” i aleshores es desfà el traspàs de fons i el tancament de reserves. Aquest és l’estat en què ha d’estar el pressupost per presentar-lo al consell escolar per a la seva aprovació.
Una vegada valorat i aprovat en sessió de consell escolar, és quan el centre el passa a “Liquidat aprovat” i passarà a tancament definitiu, un cop validat pels serveis territorials o el Consorci.
Cal recordar que el 31 de març és la data límit per presentar al Departament d’Educació la liquidació del pressupost.
Pas 13. Liquidat aprovat
Gestió econòmica > Pressupost
Passar el pressupost de Liquidat pendent a Liquidat aprovat.
1. Cal tornar a fer l’acta d’arqueig amb data de 31/12/2019 per assegurar que no s’ha fet cap moviment comptable des de la darrera vegada que es va realitzar.
2. Si s’escau, cal haver fet, a Esfer@, la liquidació del quart trimestre de l’IRPF (i IVA).
3. Se selecciona a “Estat” l’opció “Liquidat aprovat” i es clica a “Desa”.
Important: Esfer@ avisa perquè aquest canvi és irreversible per al centre.
Una vegada el pressupost està “Liquidat aprovat” cal enviar als serveis territorials o al Consorci, (per mitjà d’eValisa o pel mitjà indicat pels serveis territorials o el Consorci), els extractes bancaris amb els darrers moviments de desembre del 2019 i els primers de gener del 2020 (per mostrar el saldo a 31/12/2019), el certificat del saldo de les caixes en efectiu a 31/12/2019 (signat pel director/a) i l’acta d’arqueig també a data 31/12/2019. Si el serveis territorials o el Consorci detecta algun error, retornarà el pressupost a l’estat “Aprovat” i indicarà al centre les correccions que ha de fer.
Quan els serveis territorials o el Consorci validin el pressupost (és a dir, el passin a “Validat i tancat”) caldrà trametre signat el document “Declaració responsable del director/a”.
En la declaració responsable del director, a l’apartat “Observacions”, cal informar i justificar si s’han fet regularitzacions i si es tenen comptes extrapressupostaris negatius. Si el romanent és superior al 20% del total d’ingressos executats, s’haurà de calcular i informar del romanent afectat i del romanent disponible. Tanmateix caldrà justificar aquest romanent i indicar quines actuacions s’han previst per reduir aquesta quantitat al llarg de l’exercici 2020.
Important: Per tancar el pressupost del 2019 cal que el del 2020 estigui en estat “Provisional” o “Aprovat”.
Exemples d’informacions i justificacions a l’apartat d’observacions (de la declaració responsable).
