Extret de la formació sobre administració electrònica (gener 2018).Â
Gestió d’arxiusÂ
- Finalitat de l’arxiu
- Qualsevol persona que conegui el funcionament de l’arxiu serà capaç de trobar de forma rà pida i eficaç, qualsevol expedient existent en el mateix.
- Què arxivar
- S’hauria d’arxivar en cada cas el conjunt de documents que permetin la reconstrucció d’un procediment després de molt temps i fins i tot sense comptar amb la/les persona/es que el van dur a terme i en van fer el seguiment.
- Temps per arxivar
- Un cop s’agafa experiència es triga el mateix temps o menys fins i tot del que es triga en l’arxiu de paper i la cerca és molt més rà pida si es respecten les nomenclatures dels arxius.
- Codis d’arxiu de l’administració
- Som administració i per tant caldria utilitzar la mateixa codificació.
- Enviament de llibret a adreça de centre amb les codificacions de les carpetes d’arxiu.
- Arbre de carpetes
- Exemple ST
- Noms dels arxius
- Identificatius del contingut de l’arxiu (es suggereix agafar com a guia els noms de la graella de l’eValisa, aixà com també tenir en compte la llegenda de la mateixa graella).
- Pensar abans de posar nom a l’arxiu per abastar tota la casuÃstica possible.
- Mantenir el tipus de nom en tots els arxius que s’hagin d’arxivar.
- Treball per procediments
- Anar posant dins carpeta comprimida en lloc segur tots els arxius que facin referència a un mateix procediment.
